PowerSolver — guide de passation client

Pour : les planificateurs et les propriétaires de données qui feront tourner PowerSolver seuls après le pilote. Vous apprendrez à : tenir votre classeur de planification à jour, le vérifier, faire un planning, lire le résultat, replanifier quand quelque chose change, comparer des plannings, et savoir quand demander de l'aide. Votre consultant a utilisé le guide pilote pour construire votre premier classeur ; vous n'en avez pas besoin au quotidien.

Les libellés de l'interface sont donnés tels qu'ils apparaissent en français. Les noms techniques du classeur (feuille Setup, colonnes Part, Rule…) restent en anglais : c'est ce que l'import lit.

Sommaire

1. Accès et rôles
2. Votre type de planning et votre classeur
3. Tenir le classeur à jour
4. Vérifier les données avant de planifier
5. Lire les messages
6. Faire un planning, le lire, replanifier, comparer
7. Versions et conservation
8. Erreurs courantes et quand demander de l'aide
9. Liste de contrôle de passation

1. Accès et rôles

Menu de gauche : Définir le problème (les 7 étapes), Résultats, Comparer les solutions, Résoudre, Télécharger (ouvrir un fichier de planning enregistré), Sauvegarder (enregistrer le fichier du planning en cours), Réinitialiser l'assistant (repartir de zéro — n'enregistre rien), Documentation.

Organisation conseillée pour votre équipe : un responsable du planning (fait et publie les plannings), un propriétaire par feuille de données (tient cette feuille juste, §3.1), un suppléant qui a fait la liste de contrôle du §9.

2. Votre type de planning et votre classeur

2.1 Votre type de planning

Votre type de planning a été choisi pendant le pilote ; il est écrit dans la feuille Setup de votre classeur (ligne Problem type). Gardez-le. Les types proposés par l'assistant sont : atelier (job shop), emploi du temps scolaire, conférence, planning du personnel, maintenance, optimisation cloud, affectation de tâches, tournées et générique. Le type ne change que les libellés du formulaire ; vos règles sont dans votre classeur.

2.2 D'où vient votre classeur

• Votre planning en cours : étape 1 → Télécharger le modèle de classeur donne le planning chargé dans l'assistant sous forme de classeur (listes, règles, réglages).
• En partant de rien : le même bouton, sans rien de chargé, donne un petit exemple à remplacer par vos données.
• Le fichier remis par votre consultant : gardez-le comme copie maîtresse (§7).

2.3 Ce qu'il contient

Les mots que vous rencontrerez :

3. Tenir le classeur à jour

3.1 À chaque période de planification

3.2 Écrire les valeurs correctement

Une cellule vide veut dire « rien » : aucune exigence, jamais indisponible.

3.3 Les changements qui demandent de l'attention

4. Vérifier les données avant de planifier

4.1 Dans Excel (5 minutes)

• ☐ Chaque feuille porte toujours le même nom.
• ☐ Aucun id vide ; aucun id en double (Excel : Mise en forme conditionnelle → Valeurs en double sur la colonne A).
• ☐ Chaque id utilisé dans une autre feuille existe (personne fixée, depends_on, valeurs épinglées).
• ☐ Les dates sont dans la nouvelle période ; « au plus tôt » est avant « au plus tard » sur chaque ligne.
• ☐ Orthographe des compétences / besoins identique dans les deux feuilles (trier les valeurs uniques côte à côte).
• ☐ Ordre de grandeur : pour chaque compétence, les éléments qui en ont besoin tiennent dans les options qui l'offrent (ex. 42 examens qui demandent un grand amphi, 9 grands amphis × 4 créneaux libres = 36 : ça ne rentre pas).

4.2 Dans l'assistant

1. Étape 1 → Charger un planning depuis Excel → choisir votre classeur.
2. La fenêtre liste ce que chaque étape va recevoir (lignes par feuille). Vérifiez les nombres.
3. Remplir toutes les étapes. Si quelque chose est faux, rien n'est importé et chaque problème est listé avec sa feuille, sa ligne et sa colonne : corrigez le classeur, enregistrez, rechargez-le.
4. Vous arrivez à l'étape 7 : Est-ce réalisable ? vérifie les données (section suivante).

Vous pouvez aussi parcourir les étapes une par une (chaque étape affiche « Prêt dans votre-fichier.xlsx … Importer ») ; la barre des étapes marque ce qui attend (icône de classeur) et ce qui est importé (✓).

5. Lire les messages

5.1 Est-ce réalisable ? (étape 7, avant de planifier)

Essayer un planning rapide (20 s) : un court essai. « Un planning valide existe » est une preuve ; « Aucun planning valide trouvé en 20 s » ne veut pas dire impossible — le planning complet a plus de temps.

Raisons rouges typiques et quoi faire :

5.2 À vérifier avant utilisation (page Résultats, après planification)

Autres messages : « Le planificateur est occupé par d'autres plannings » → réessayez dans une minute (vos données ne sont pas en cause) ; « Le planificateur a rencontré une erreur interne » → relancez le planning, puis appelez le support avec l'identifiant du calcul (§8).

6. Faire un planning, le lire, replanifier, comparer

6.1 Faire un planning

1. Chargez le classeur (§4.2), vérifiez (§5.1).
2. Étape 6 : la limite de temps (venue de votre feuille Setup). Courte (30 à 60 s) pour tester, complète pour le planning final.
3. Étape 7 → Planifier. L'assistant montre l'avancement et ouvre la page Résultats.
4. L'assistant télécharge automatiquement deux fichiers : problem_<date-heure>.json (ce qui a été planifié) et solution_<date-heure>.json (le planning). Gardez-les (§7).

6.2 Lire la page Résultats

6.3 Replanifier quand quelque chose change

Exemple : mercredi, une machine tombe en panne jusqu'à vendredi.

1. Ouvrez votre copie du classeur pour cette replanification (§7 : …_replan_mer.xlsx).
2. Marquez ce qui est déjà fait ou ne doit pas bouger : dans la feuille des éléments, colonne pinned = TRUE et les valeurs décidées dans les colonnes de décision (recopiez-les depuis Résultats → Exporter vers Excel).
3. Pour les autres éléments, gardez leurs valeurs actuelles dans des colonnes previous_<décision> (ex. previous_machine) : votre feuille Rules contient des souhaits « garde sa machine / son créneau » qui font bouger PowerSolver le moins possible. (Votre consultant les met en place pendant le pilote ; la démo 18 problem.wednesday montre le principe.)
4. Appliquez le changement : créneaux indisponibles de la machine, absence d'une personne, nouvel élément urgent (nouvelle ligne).
5. Chargez, vérifiez, Planifier.
6. Résultats → Changements : ce qui a bougé, ce qui est resté, ce qui est nouveau, quelles règles vont mieux ou moins bien.

L'assistant n'a pas encore de bouton « replanifier depuis ce planning » : les étapes ci-dessus se font dans Excel.

6.4 Comparer des plannings

• Onglet Changements : compare avec le dernier planning fait dans le même onglet du navigateur, ou avec une référence que vous chargez (les fichiers problem_…json et solution_…json du planning précédent).
• Comparer les solutions (menu de gauche) : plusieurs plannings à la suite (ex. lundi, mercredi, vendredi), chacun avec son fichier problème ; ce qui a changé dans les données et dans le planning à chaque étape.

7. Versions et conservation

7.1 Nommage

<site>_<planning>_<période>_<version>.xlsx      ex.  lyon_usinage_2026-S48_v1.xlsx
                                                      lyon_usinage_2026-S48_replan_mer.xlsx
problem_<date-heure>.json / solution_<date-heure>.json   (téléchargés par l'assistant — à garder à côté du classeur)

7.2 Règles

1. Ne modifiez jamais directement le classeur maître. Copiez-le pour chaque période et chaque replanification.
2. Gardez, pour chaque planning publié : le classeur, le fichier problème et le fichier solution, dans un dossier par période.
3. Ne modifiez les règles que dans l'assistant (étape 4) et exportez-les (Télécharger les règles (Excel)) ; notez le changement et sa date dans le journal de l'équipe.
4. L'assistant ne se souvient de votre travail que dans ce navigateur. Un autre ordinateur, ou Réinitialiser l'assistant, repart à vide : vos fichiers sont la vraie trace.
5. Fermez le classeur dans Excel et enregistrez-le avant de le charger dans l'assistant.

8. Erreurs courantes et quand demander de l'aide

Appelez votre consultant quand : vous avez besoin d'une nouvelle règle ou une règle se comporte de façon inattendue ; un constat rouge de Est-ce réalisable ? semble faux au regard de vos données ; vous changez le type de planning, les décisions ou le nom d'une liste. Appelez le support quand : « erreur interne » ; le planning ne se termine jamais ; vous ne pouvez pas vous connecter. Envoyez le classeur, les fichiers problem_… et solution_…, une capture du message et l'étape où vous étiez.

9. Liste de contrôle de passation

Faites chaque point vous-même, sous les yeux du consultant. Cochez quand c'est fait sans aide.

Accès

• ☐ Je sais me connecter et changer de langue.
• ☐ Je sais qui, dans mon équipe, est propriétaire de chaque feuille du classeur.

Classeur

• ☐ Je sais télécharger mon classeur à l'étape 1 et expliquer chaque feuille.
• ☐ J'ai préparé le classeur de la période suivante à partir d'une copie (§3.1) avec des valeurs au bon format (§3.2).
• ☐ J'ai ajouté une option (ex. une nouvelle machine) et j'en ai supprimé une proprement (§3.3).

Vérifier et planifier

• ☐ J'ai fait les contrôles Excel (§4.1).
• ☐ J'ai chargé le classeur avec Remplir toutes les étapes et corrigé un problème signalé par feuille, ligne et colonne.
• ☐ J'ai lu et expliqué un verdict de Est-ce réalisable ? (§5.1) ; j'ai corrigé volontairement un constat rouge.
• ☐ J'ai fait un planning et retrouvé les deux fichiers téléchargés.
• ☐ J'ai lu la page Résultats : verdict, points à vérifier, Règles & score, Vue d'ensemble, Exporter vers Excel.

Replanifier et comparer

• ☐ J'ai replanifié un vrai changement avec épingles et colonnes « garder » (§6.3) et lu l'onglet Changements.
• ☐ J'ai comparé trois plannings successifs dans Comparer les solutions.

Conservation et aide

• ☐ J'ai rangé le classeur, le problème et la solution d'un planning publié dans le dossier de la période (§7).
• ☐ Je sais quand appeler le consultant et quand appeler le support, et quoi envoyer (§8).

Signé (responsable du planning, client) ____________ Signé (consultant) ____________ Date ________